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Com a pandemia, o volume de conferências aumentou — uma tentativa de manter os trabalhadores conectados enquanto estavam isolados em suas casas. Se você costuma ter muitas reuniões por semana, deve saber que, muitas vezes, elas podem ser cansativas e atrapalhar na execução das demandas profissionais.
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Conforme divulgado num artigo recente do The Washington Post, 68% das pessoas dizem não ter tempo suficiente de concentração ininterrupta durante a rotina de trabalho, segundo levantamento da Microsoft.
Desde 2020, a big tech informa que os usuários do Microsoft Teams têm três reuniões e ligações a mais por semana, e muitas vezes, esses profissionais consideram que as reuniões eram um dos principais obstáculos de sua produtividade.
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Com isso em vista, algumas empresas já pensam em alternativas estratégicas para que as conferências sejam mais produtivas e não se tornem um problema na agenda dos trabalhadores.
Asana
O primeiro exemplo é a Asana, empresa de software que iniciou um experimento de excluir temporariamente todas as reuniões recorrentes, incentivando que os profissionais reconstruíssem suas agendas do zero.
Na equipe de nova pessoas liderada por Joshua Zerkel, chefe de marketing de engajamento global da Asana, excluiu todas as reuniões do calendário. Após dois dias os funcionários teriam que considerar quais conferências deveriam ser repostas e quais não.
De acordo com a chefe do think tank (gabinete estratégico) da Asana, Rebecca Hinds, o experimento resultou numa economia de tempo de 11 horas por mês. De acordo com a profissional, os gestores da empresa incentivam que os funcionários recusem reuniões “não valiosas”.
A maior mudança que vi foi uma maior consideração no agendamento e estruturação de reuniões.
Rebecca Hinds da Asana ao The Washington Post.
Shopify
A Shopify, plataforma de comércio eletrônico, utilizou uma abordagem ainda mais rádical, pedindo os trabalhadores cancelassem todas as reuniões, esperassem duas semanas antes de acrescentar algo e deixassem as quartas-feiras livres de conferências.
O resultado disso, conforme reportou o Washington Post, é que o tempo médio que cada pessoa passou em reuniões caiu 14%, comparado aos primeiros cinco meses de 2023. Dessa forma, a companhia caminha para aumentar a quantidade de projetos em cerca de 18% até o final do ano.
Zapier
A Zapier, plataforma de automação de fluxo de trabalho, criou em 2022 uma semana de foco, em que os funcionários definiriam uma meta e priorizariam essa demanda ao longo da semana. Em relação às reuniões, elas eram permitidas, porém, as reuniões gerais eram desencorajadas.
Brandon Sammut, diretor de pessoas da empresa, avalia que 80% dos funcionários conseguiram alcançar seus objetivos, além de uma significante economia de horas por semana.
Slack
A plataforma de comunicação de equipe tem testado cortar as reuniões pela metade e incentivar mais intervalos. Aliado a isso, a empresa também está experimentando ferramentas de IA de sua plataforma que podem resumir reuniões.
Atlassian
Em setembro, a empresa de software focada em gerenciamento de projetos, realizou um experimento pedindo que 60 trabalhadores realizassem reuniões em 30% do total de horário de trabalho semanal.
Além disso, o experimento solicitava que reservassem de 30 a 40% do tempo semanal para se concentrar e evitar responder instantaneamente às mensagens recebidas.
De acordo com a empresa, os funcionários que participaram desse experimento relataram uma melhoria de 32% no foco e 31% na progressão de suas prioridades.
No geral, esta orientação ajudou muito a todos. No geral, esta orientação ajudou muito a todos.
Molly Sands, chefe do laboratório Team Anywhere Lab da Atlassian, ao The Washington Post.
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