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Organizar a vida financeira é sempre um desafio, e conforme passa o tempo, o acúmulo de documentos pode tornar essa organização ainda mais complicada. Com a facilidade e durabilidade que documentos digitais podem oferecer, é uma tentação manter os documentos financeiros apenas no digital, no entanto, existem casos e casos. Vamos explicar aqui quais documentos financeiros podem ser mantidos apenas no digital.
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Quais documentos financeiros manter apenas no digital
Existem muitas razões para manter documentos financeiros na versão digital, como acessibilidade, já que se torna mais fácil encontrar os documentos necessários se bem organizados em seu computador.
Também há economia de espaço, já que não vão mais ocupar espaço físico, e até mesmo segurança, por não arriscar perder os papéis e comprovantes físicos (lembrando que é sempre importante manter esses documentos em um backup, atualizando-o sempre que possível, caso ocorra algum problema com seu computador ou dispositivo móvel, sendo uma boa ideia manter uma cópia em uma nuvem, para evitar a perda dos arquivos).
Aqui estão alguns documentos que podem ser mantidos em sua versão digital:
1. Faturas e recibos de compras online
As faturas e recibos de compras online são documentos financeiros importantes que não devem ser descartados por servirem como garantia em caso de problemas com o produto ou serviço.
São necessários também para manter um controle financeiro, além de ser de grande ajuda na hora de declarar o imposto de renda, principalmente se você for autônomo ou empresário. No entanto, a versão digital é tão válida quanto a física, portanto não há a necessidade de guardar o documento em papel, podendo ser mantido em forma digital.
2. Extratos bancários e de cartão de crédito
Manter extratos bancários e de cartão de crédito em sua versão digital é importante para manter um controle financeiro, além de ser uma segurança a mais no caso de suspeita de atividades fraudulentas em sua conta, e podem ser utilizados para comprovação de renda na maioria dos casos. Os extratos também são importantes para declarações de imposto de renda, contabilidade pessoal, planejamento financeiro e, em certos casos, disputas de cobranças e solicitações de reembolso.
Claro, em muitos bancos, é possível acessar os extratos de forma online, mas manter uma cópia digital é uma garantia a mais caso aconteça algum problema com a sua conta.
3. Comprovantes de pagamento de contas
Os comprovantes de pagamento servem como registro de que uma conta foi paga, ajudando a evitar pagamentos duplicados ou a contestar cobranças indevidas. Eles também ajudam a construir um histórico financeiro sólido, que pode ser útil em situações como a solicitação de empréstimos ou financiamentos. Uma cópia digital desses documentos financeiros são tão válidos quanto a cópia física, tornando desnecessária sua versão em papel.
4. Declarações de imposto de renda
Os documentos financeiros relacionados a declarações de imposto de renda também servem como comprovante de renda, para acompanhar sua situação fiscal ao longo do tempo e a cumprir com suas obrigações tributárias, e para revisar e corrigir eventuais erros ou omissões, evitando problemas futuros com a Receita Federal.
Esses documentos também são necessários para solicitar reembolsos de impostos pagos a mais e para aproveitar créditos fiscais a que você tenha direito. As declarações de imposto de renda não precisam ser impressas em papel para serem consideradas válidas, portanto podem ser mantidas em suas versões digitais.
5. Contratos de empréstimos ou financiamentos
Os contratos detalham os termos e condições do empréstimo ou financiamento, incluindo taxas de juros, prazos de pagamento e outras informações importantes, precisando ser mantidos. Além disso, o contrato é uma prova de que você se comprometeu a assumir uma dívida e a pagar conforme os termos acordados.
Eles também oferecem proteção legal, estabelecendo os direitos e responsabilidades de ambas as partes envolvidas no empréstimo ou financiamento, tornando possível revisar os termos acordados sempre que quiser, principalmente se existir a necessidade de negociar mudanças com a instituição financeira. Além disso, são necessários para registrar despesas financeiras que podem ser deduzidas do imposto de renda, como juros pagos em empréstimos hipotecários.
6. Investimentos: extratos de corretoras, comprovantes de compra e venda de ações e títulos
Os documentos financeiros relacionados a investimentos servem como comprovante de que você realizou determinado investimento, incluindo datas, valores e tipo de investimento. Eles ajudam a acompanhar o desempenho dos seus investimentos ao longo do tempo, incluindo ganhos, perdas e dividendos recebidos, além de serem necessários para a declaração do imposto de renda, pois fornecem informações sobre rendimentos obtidos com investimentos, que podem ser tributáveis.
Fora isso, esses documentos financeiros são importantes para auditorias internas e externas, bem como para garantir a conformidade com regulamentações fiscais e financeiras, e ajudar a detectar e prevenir fraudes, pois permite verificar se todas as transações são legítimas.
7. Comprovantes de salários e rendimentos
Comprovantes de salários e rendimentos são outros documentos financeiros úteis para comprovar renda, manter um controle financeiro e declarar o imposto de renda. Eles também podem ser exigidos para solicitar benefícios trabalhistas, como seguro-desemprego, aposentadoria ou licença-maternidade, realizar negociações salariais (pois permite verificar sua renda atual e histórico salarial), e para o cálculo de sua aposentadoria.
Quais documentos financeiros manter na versão física
Todos os documentos financeiros citados acima podem servir em sua versão digital, contudo, alguns documentos precisam ser mantidos em sua versão física, principalmente por motivos de exigências legais. Vamos citar aqui documentos financeiros que precisam ser mantidos na forma física.
1. Documentos originais de propriedade
Documentos como escrituras de imóveis, certificados de veículos e ações precisam ser mantidos na forma física, pois são documentos de posse legal. Ter os documentos originais em formato físico também facilita o acesso e o manuseio, especialmente em situações em que é necessário apresentar os documentos a terceiros, como em transações de compra e venda.
2. Contratos originais
Contratos de aluguel, de compra e venda de imóveis e veículos, contratos de trabalho e contratos de parceria ou sociedade são documentos financeiros que precisam ser mantidos em sua forma física.
Claro que uma cópia digital salva é sempre uma segurança a mais, mas esses documentos são comprobatórios, e dependendo do contrato, a instituição ou órgão público envolvido no contrato pode requerer a apresentação do documento em sua versão física original em certas situações. É sempre bom consultar um advogado para verificar a necessidade de manter tais documentos em papel.
3. Documentos de identidade e certidões
Os motivos relacionados a necessidade de manter documentos de identidade e certidões em suas versões físicas originais são claros, já que são necessários para comprovar sua identidade em várias situações legais e administrativas, além de serem frequentemente solicitados por autoridades competentes.
Eles são considerados mais confiáveis e aceitáveis do que cópias digitais na maioria das situações, e alguns deles, como o RG, são adquiridos originalmente em formato físico, sendo necessária uma nova emissão em caso de perda ou furto.
4. Documentos de seguro
Os documentos financeiros relacionados a seguros como seguro de vida, de automóveis, seguro residencial entre outros, são a prova tangível de que você possui cobertura para determinado bem ou evento, e sua versão física facilita o processo de acionamento da seguradora e a obtenção de assistência rápida. Manter esses documentos físicos também evita problemas em caso de atrasos no processamento de sinistros devido à falta de documentos, por exemplo.
Podem existir outros tipos de documentos financeiros que exijam uma versão física original sempre a mão, o correto é sempre verificar a necessidade de guardar esses documentos com um advogado para evitar problemas legislativos e/ou administrativos, se essa necessidade não estiver clara no momento de adquirir o documento.
Contudo, por questões de segurança, é sempre bom manter cópias digitais salvas no computador ou em uma nuvem onde podem ser acessadas no caso de perda ou furto do documento original, Mesmo que seja necessário solicitar uma segunda via impressa, ter as informações salvas disponíveis pode facilitar essa solicitação na maioria dos casos.
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