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Quando o assunto é planilha, o Excel continua sendo o rei. Lançado há décadas, ele segue presente na rotina de estudantes, profissionais e empresas, organizando dados, fazendo cálculos e auxiliando na tomada de decisões. Versátil e poderoso, o Excel oferece mais do que tabelas simples que a maioria das pessoas conhece.
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Entre seus recursos mais interessantes estão as macros, que são pequenas automações que podem transformar o modo como você usa o programa. Assim, as tarefas repetitivas se tornam automáticas, economizando tempo e evitando erros. Para quem trabalha com relatórios, cadastros ou grande volume de dados, as macros podem ser uma boa ajuda.
Ainda que você não seja expert em Excel, vale a pena entender o que são essas ferramentas e como elas podem facilitar a sua vida. Confira na matéria abaixo o que são macros, além de seis exemplos práticos de como elas podem ser usados no seu dia a dia.
Leia mais:
- Como fazer um calendário no Excel
- 7 dicas no Excel que vão transformar você de usuário iniciante a avançado
- 8 dicas para otimizar as planilhas do Excel no PC
O que são macros no Excel?
as macros são conjuntos de comandos que o Excel executa de forma automática, como se fosse um “robô” interno. Você grava uma sequência de ações, como copiar dados ou criar gráficos, e depois pode reproduzir tudo com um único clique. É como gravar um tutorial e deixar que o Excel faça tudo por você.
Elas são muito úteis quando você realiza as mesmas tarefas com frequência, como preencher um relatório diário da mesma forma, ou copiar e colar dados em várias planilhas. Em vez de repetir tudo isso de forma manual, a macro faz o trabalho para você, economizando tempo e reduzindo as chances de erro.
As macros funcionam com uma linguagem chamada VBA (Visual Basic for Applications), mas não é preciso saber programar para começar: o próprio excel tem um gravador de macros que permite a criação de comandos apenas clicando e registrando suas ações. É bem mais simples do que parece.
Além disso, as macros podem ser salvas, compartilhadas e usadas por outras pessoas. Sendo assim, se uma pessoa cria uma automação útil para sua equipe, ela pode ser usada por todo mundo, melhorando a produtividade para todos. Por conta disso, diversos profissionais que usam o programa com frequência acabam apostando nessa funcionalidade em sua rotina.
6 coisas para fazer com macros no Excel
Preencher relatórios automaticamente
Sabe aquele relatório que precisa ser atualizados com dados novos todo mês? Com a ajuda de uma macro, é possível automatizar o processo inteiro, bastando gravar os passos: importar os dados, aplicar fórmulas e formatar os resultados. Após isso, é só apertar um botão.
Esse tipo de automação funciona bem para quem trabalha com vendas, finanças, RH e outras áreas que geram relatórios periódicos. Assim, o usuário ganha tempo e evita esquecer algum detalhe importante, o que ajuda na produtividade e evita dor de cabeça.
Criar botões de atalho personalizados
As macros também permitem que o usuário crie botões personalizados dentro do Excel para executar ações específicas. Por exemplo, é possível ter um botão que limpa todas as células de uma planilha, outro que envia os dados por e-mail e até um que atualiza gráficos.
Com isso, o arquivo se torna muito mais interativo e prático, como se fosse um mini-sistema. É muito útil para quem compartilha as planilhas com pessoas que não dominam o Excel, por exemplo, uma vez que basta clicar no botão para que a função seja feita, sem o risco de mexer onde não se deve.
Consolidar dados de várias planilhas
Se o usuário tem o costume de trabalhar com várias planilhas diferentes, como arquivos mensais, regionais ou de setores distintos, as macros podem ajudar a juntar tudo automaticamente em um único arquivo. Eles abrem cada planilha, copiam os dados relevantes e colam no local certo.
Esse processo pode ser feito em segundos, mesmo com dezenas de arquivos, sendo ideal para analistas, contadores ou qualquer um que lide com grande volume de dados espalhados em vários documentos.
Padronizar formatação de planilhas
Ajustar a fonte, mudar a cor das células e o tamanho das colunas, e alterar as bordas sempre que uma planilha é feita pode ser uma tarefa repetitiva e cansativa. Por isso, as macros podem aplicar automaticamente uma formatação padrão ao arquivo: títulos em negrito, números alinhados, cores certas para cada tipo de dado, entre outros.
A automação é ótima para manter a consistência dos documentos, principalmente em empresas, já que agiliza o processo e garante um visual mais profissional e organizado.
Enviar e-mails diretamente do Excel
Utilizando macros, é possível integrar o Excel com o Outlook, para enviar e-mails personalizados diretamente da planilha. Com eles, é possível criar mensagens automáticas com base nas informações das células, como nome, e-mail, assunto e até corpo do texto.
Essa função pode ser super útil para aqueles que precisam enviar comunicações em massa, como boletos, lembretes ou atualizações. Através de somente um clique, dezenas de e-mails podem ser enviados de forma rápida e personalizada.
Gerar gráficos automáticos com base em dados novos
Se toda vez que os dados mudam é preciso refazer os gráficos, essas macros são uma ótima forma de evitar que isso aconteça. O usuário pode configurar uma planilha para gerar gráficos atualizados de forma automática, sempre que os dados forem inseridos ou alterados.
Sendo assim, são uma ótima pedida para dashboards, apresentações ou relatórios visuais, e tudo com atualização em tempo real, para garantir que as informações estejam precisas, evitando o trabalho maçante de ficar ajustando gráfico por gráfico.
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