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O Google Docs é provalmente um dos recursos mais útil da família Google. Você pode escrever, editar, compartilhar e armazenar documentos de uma forma fácil e nem é necessário estar online. Agora, se você está pensando em guardar seu próximo livro best-seller na plataforma ou um trabalho importante, é sempre bom garantir a segurança do seu acesso.
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O The Next Web escreveu sobre algumas dicas para garantir que seu Google Docs não seja acessado por outras pessoas. Portanto, essas dicas não poderão ajudar se a falha de segurança vier de um vazamento ou se o próprio Google estiver escaneando seus documentos.
Não use o compartilhamento de links do Google Docs
Um dos melhores recursos do Google Docs é poder compartilhar. O Google possui dois modos de compartilhamento: por link ou por e-mail individual. O ideal é sempre optar por este último, já que os links apresentam possíveis falhas de segurança.
Mesmo que você tenha o cuidado de compartilhar o link apenas com pessoas confiáveis, existem várias maneiras pelas quais não convidados podem obter acesso ao seu Documento Google. Por exemplo, se você clicar em um link incluso no texto do seu Doc, o sistema de análise do site para o qual você é redirecionado registrará o URL do seu documento, ou seja, o dono daquele site poderá entrar no seu arquivo.
Muitas vezes as pessoas preferem compartilhar o link, pois colegas que não possuem conta no Google podem acessá-lo rapidamente. O problema é que o risco, normalmente, não vale a pena. O Docs oferece a opção de baixar arquivos como Word. Essa seria uma forma mais segura de enviar rapidamente o documento para alguém sem conta Google.
Obviamente não seria possível editar simultaneamente, mas nada impede que as coisas sejam feitas do modo antigo. A pessoa altera o documento Word e envia de volta para você, que coloca no Drive novamente. Ou, lógico, o destinatário pode apenas criar uma conta no Docs.
Use os Grupos do Google se desejar compartilhar em massa
Os usuários muitas vezes dizem que ativam o compartilhamento de links quando precisam compartilhar vários documentos do Google com muitas pessoas, mesmo que contenha informações confidenciais e privadas.
O Google possui uma ferramenta antiga que pode ajudar na criação e gerenciamento de grupos de trabalho, chamada de Google Groups. O recurso lançado em 2001 perdeu grande parte de sua popularidade nos últimos anos, mas ainda é uma ferramenta muito útil para colaboração usando a versão gratuita do Google Docs, Drive e outras ferramentas de criatividade do Google.
Você pode criar um Grupo do Google e adicionar todas as pessoas com quem deseja colaborar, além de ter grupos diferentes para diferentes tarefas e projetos.
Além disso, verifique se seus grupos não são públicos, a menos que você pretenda explicitamente que sejam. O ideal é definir a visibilidade do seu grupo como “somente para membros” e sua política de associação em “somente para convidados”.
Desativar direitos de compartilhamento de editor
Por padrão, se você conceder a um usuário direitos de edição no Google Docs, ele poderá compartilhar o documento com outros usuários, o que vai contra a privacidade que você estava buscando.
Felizmente, você pode continuar compartilhando seus documentos e selecionar uma opção que não permite que seu destinatário os compartilhe. Em “Configurações Avançadas de Compartilhamento”, basta marcar “Impedir que os editores alterem o acesso e adicionem novas pessoas a caixa”.
Ele ainda poderá editar, mas não irá conseguir compartilhar com outras pessoas. E já que está nessas configurações, pode muito bem selecionar outra caixa: “Desativar opções para baixar, imprimir e copiar”.
Mantenha sua Conta do Google segura
Essa pode ser a mais óbvia, mas é muito neglicenciada. Entre as dicas básicas, mas que as pessoas têm dificuldade de seguir, estão:
- Tenha uma senha forte
- Não repita senhas
- Cuidado ao se conectar em redes de wi-fi públicas
- Ative autenticação de dois fatores
Via: TNW
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