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O avanço da computação em nuvem há pouco mais de dez anos trouxe diversas possibilidades para pessoas e empresas. Não é exagero dizer que o ambiente de trabalho nunca mais foi o mesmo com essa tecnologia – sem ela, seria inviável apostar no home office em meio à pandemia de covid-19.
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Entre todas as vantagens utilizadas pelas organizações, poucas se tornaram tão rotineiras quanto a digitalização de documentos. A iniciativa trouxe mais agilidade e eficiência para os processos corporativos, mas também acarretou algumas preocupações. A principal delas diz respeito à integralidade dos documentos, que precisam seguir normas e regras se quiserem ter o mesmo status dos arquivos físicos.
Substituir os documentos por suas cópias digitais sem causar problemas legais é o desejo da grande maioria dos executivos no Brasil. Afinal de contas, estamos falando de um procedimento que combina a excelência na gestão da informação com uma importante redução nos custos empresariais.
Segundo o estudo Total Economic ImpactTM, conduzido pela Forrester Consulting e encomendado pela Adobe, a digitalização adequada pode diminuir em 96% o tempo no ciclo do arquivo, passando de sete dias para apenas duas horas. Além disso, há uma economia de US$ 6 por operação realizada, além de um corte de US$ 540 mil por ano com a eliminação do papel.
Números positivos demais que, evidentemente, não são ignorados pelos gestores. A digitalização avança com força, o que exigiu readequação na legislação. Afinal, os documentos virtualizados seriam cópias ou teriam o mesmo status dos originais? O Decreto 10.278, de 2020, surgiu para resolver esse ponto. Com ele, os documentos digitalizados podem ter a mesma base jurídica dos arquivos físicos se adotarem algumas medidas.
Documentos digitais
A mais importante vai ao encontro da confiabilidade dos documentos. Ou seja, a garantia de que são idênticos aos originais, de que não foram corrompidos por eventuais falhas na leitura digital e de que são assinados digitalmente com certificado ICP-Brasil. Outros pontos fundamentais correspondem à indexação de metadados, rastreabilidade nos sistemas, armazenamento, segurança, qualidade superior de imagens, entre outros.
Como se vê, não basta simplesmente escanear os arquivos físicos e acreditar que é suficiente para montar um ambiente corporativo sem papel. O decreto busca criar uma base jurídica, que permita às empresas terem essa possibilidade, mas trata-se também de uma mudança cultural. Isto é, promover a mudança a partir dos processos internos, enxergando a digitalização de documentos como uma estratégia viável para todos.
São poucas as organizações que conseguem, por exemplo, realizar a indexação adequada desses arquivos. Dados como nome, assunto, palavras-chaves e espécie de documento precisam ser preenchidos corretamente – caso contrário, há o risco de se perderem digitalmente nos sistemas empresariais. Controlar o fluxo da informação, identificando quais documentos podem ser digitalizados e quais devem permanecer físicos, também exige compreensão dos objetivos e da realidade do negócio.
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Felizmente, as companhias não precisam mais fazer essas iniciativas sozinhas como acontecia há pouco tempo. As soluções de digitalização de documentos também estão ficando mais inteligentes, acrescentando recursos e funcionalidades que melhoram todos os processos – tudo para garantir mais eficiência e produtividade para todos.
Hoje, por exemplo, é possível encontrar soluções completas que realizam desde a captura em si do documento até a integração de todos os dados com os sistemas empresariais utilizados. A funcionalidade multicanal também se revela imprescindível, possibilitando a digitalização a partir de diferentes fontes. Sem falar, claro, na validação, classificação e indexação inteligentes que facilitam a busca dos profissionais, permitindo que a decisão esteja em mãos rapidamente.
A transformação digital realmente remodelou diversas áreas, promovendo novos hábitos em contraponto a outros que estão em reformulação. Guardar documentos físicos e impressos ainda será uma prática importante nas empresas? Sem dúvida, mas é preciso combinar essa ação com as possibilidades digitais. Quando os profissionais enxergarem essa relação, o fluxo de informação vai se elevar naturalmente, garantindo que todos possam receber os insights que mais precisam de forma rápida, ágil e eficiente. Chega de perder tempo – e dinheiro –procurando arquivos entre vários papéis!
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