Segundo um artigo da Harvard Business Review, trabalhadores dos Estados Unidos elegeram as reuniões como principal razão para acabar com a produtividade dos colaboradores. E uma pesquisa do MIT Sloan aponta que a sociedade perde mais de 85% de seu tempo em reuniões.

Um ponto importante é que as reuniões possuem gastos financeiros e também emocionais. A consultoria americana Bain & Company constatou que uma reunião presencial semanal de gerentes de nível médio em uma grande corporação poderia custar mais de US$ 15 milhões (R$ 78,21 milhões) por ano, incluindo gastos pessoais como tempo de deslocamento e saúde mental dos colaboradores.

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É possível calcular qual seria a média de gastos que sua empresa teria a partir de uma ferramenta criada pela Harvard Business Review. Ela é uma calculadora e ao inserir dados como: tempo de duração, números de participantes e seus salários, simula o quanto custaria essa reunião – levando em conta, ainda, eventuais benefícios de contrato, essa calculadora mostra qual será o gasto de cada reunião.

Erika Moraes, gerente da consultoria Robert Half, comentou que “a reunião é importante quando proporciona troca de ideias, ou quando a pauta é mais complexa e pode gerar dúvidas. As trocas que existiam no trabalho presencial agora precisaram ser realizadas virtualmente”. 

Porém é possível afirmar que muitas reuniões ao longo do dia e da semana podem afetar negativamente o bem-estar psicológico, físico e mental dos colaboradores. E o home office acabou deixando pior o cenário.

reuniões
Imagem: fizkes/Shutterstock

“No meeting day” – Dia sem reuniões

Isso se tornou uma pauta tão importante que os EUA começaram um movimento chamado de “no meeting day”, que corresponde a definir um dia da semana em que reuniões são proibidas. 

Aqui no Brasil algumas empresas já aderiram esse movimento, por exemplo, a Johnson & Johnson definiu o “No meetings Friday”, em que os colaboradores não podem marcar reuniões ao menos uma sexta-feira por mês. A farmacêutica Sanofi definiu que às quintas-feiras os trabalhadores não podem agendar essas conversas com suas equipes.

Em um estudo feito pelo MIT Sloan com 76 companhias globais, foi possível perceber que agenda com mais espaços livres deixaram colaboradores com mais autonomia e menos estresse. Tirar um dia de reuniões por semana reduziu o estresse em 26% e não ter chamadas em nenhum dos cinco dias reduziu em 75%.

Os melhores resultados foram alcançados em empresas que tinham três dias sem reuniões na semana.

Uma dica muito importante é analisar alguns pontos antes de marcar uma reunião, como por exemplo: A reunião é importante mesmo? Ou pode ser apenas um e-mail mais prático e rápido?

Estude também uma boa preparação anteriormente, com uma comunicação aberta e sem convidar pessoas desnecessárias, convide apenas quem realmente precise estar na conversa.

Via: Forbes

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